A medida que evoluciona el panorama regulatorio, se ejerce cada vez más presión sobre los asesores para satisfacer estándares de cumplimiento más altos. Pero la retención de registros y el mantenimiento de los archivos del cliente no son cosas en las que los asesores disfrutan invertir el tiempo.
La buena noticia es que hay una forma de ver el cumplimiento que le brinda mayor tranquilidad y reduce el esfuerzo involucrado. Así es como los asesores con los que trabajamos crean experiencias increíbles para el cliente y al mismo tiempo garantizan que siempre cumplan.
Defina su proceso de cumplimiento #
Es primordial crear un proceso consistente y repetible sobre cómo usted y su personal manejará todas las actividades de cumplimiento requeridas. Muchos asesores que tienen personal administrativo o que trabajan con asesores junior involucran a su personal fuertemente en la creación de su proceso de cumplimiento. Esto promueve la aceptación por parte del personal y aumenta las probabilidades de que se siga el proceso y no se equivoquen en los pasos.
Para definir el proceso adecuado para usted, tome cada una de las grandes áreas de cumplimiento (seguridad, archivos de clientes, retención de registros, etc.) y enumere todas las actividades que deben llevarse a cabo para que pueda cumplir plenamente. Para cada paso se define cómo seran alcanzados.
Anteriormente, muchos de los pasos del proceso se llevaron a cabo de manera ad hoc. Eran en papel y empleaban mucha mano de obra. Intentar archivar y clasificar archivos físicos de papel y/o de clientes para que pudieran cumplir con los requisitos, podía ser un verdadero dolor de cabeza.
Afortunadamente, ahora hay una mejor manera. Una forma de convertir el proceso que ha definido en una máquina de cumplimiento en gran medida automatizada, eficiente y sin estrés.
Usa la tecnología adecuada #
Convertir su proceso en una cadena de pasos basada en papel y gente a un flujo de trabajo automatizado y simplificado, significa recurrir a la tecnología. El software de CRM y análisis financiero adecuado, como Equisoft/connect y Equisoft/plan, le permitirá automatizar cada paso de su proceso de cumplimiento, eliminando la necesidad de involucrar al personal y reduciendo el riesgo de errores humanos. Una buena solución tecnológica para su desafío de cumplimiento debe incluir:
- Un CRM diseñado específicamente para servicios financieros y asesores de seguros
Una herramienta de análisis de necesidades financieras que cumple totalmente y demuestra las ventas basadas en las necesidades
- Integración de las herramientas de CRM y análisis financiero
Funciones de seguridad (seguridad de datos a nivel bancario, comunicaciones seguras)
Grabaciones de voz que se pueden adjuntar a los registros del cliente
Filtros para clasificar a los clientes por acuerdo de servicio, de modo que se puedan entregar los niveles de servicio adecuados
Combinando proceso y tecnología #
Una vez que tenga su proceso y tecnología en su lugar, estará listo para combinarlos de modo que pueda crear su solución de cumplimiento no vinculante. Aquí hay un ejemplo de cómo se puede aplicar un buen software y proceso CRM en un área clave de su práctica: reuniones con clientes.
Preparación eficiente y conforme #
Considere un asesor que tiene una próxima reunión de revisión con un cliente. Antes de la reunión, el CRM le pregunta al asistente del asesor acerca de la fecha y hora de la reunión, y le proporciona todos los detalles que sean relevantes. El asistente puede enviar la agenda del formulario que se había creado en la función de modelo de CRM al cliente antes de la reunión, utilizando la función de correo electrónico seguro. Con un clic, el asistente puede ejecutar un estado de cuenta consolidado que muestre información sobre seguros e inversiones y, si corresponde, enviar al cliente la herramienta de análisis de necesidades financieras para que pueda completarla antes de la reunión o examinar y revisar sus datos existentes.
Una vez que el cliente ha completado o actualizado su información, el análisis de necesidades se devuelve al asesor antes de la reunión de revisión. El asesor puede ejecutar informes de recomendación que sugieran las soluciones adecuadas para el cliente. Una buena herramienta de análisis también generará materiales de presentación profesionales para que el asesor los use en la reunión. Debido a que la herramienta FNA está integrada con el CRM, todos los datos actualizados del cliente se adjuntan automáticamente al archivo del cliente.
Esto significa que se logra el cumplimiento: el asesor tiene un historial de uso de un enfoque basado en las necesidades; la seguridad y la privacidad se conservan utilizando la función de correo electrónico seguro a nivel bancario, y toda la documentación relevante se almacena en el lugar correcto.
Todo el proceso tomó solo unos minutos y requirió poco esfuerzo del asesor y el asistente. Mejor aún, el asesor va a la reunión preparado y la reunión en sí se realiza sin problemas debido a la agenda y la presentación. Es probable que el cliente tenga una gran experiencia porque todo está dirigido a sus necesidades autodescritas.
Seguimiento posterior a la reunión. #
Después de la reunión, lo primero que hace el asesor es tomar su teléfono y, utilizando una función en el CRM, graba una nota de voz que resume lo que sucedió en la reunión y dicta las actividades de seguimiento que deben llevarse a cabo (como hacer una llamada o programar otra reunión, o enviar archivos, etc). En un segundo, el asesor puede enviar la nota de voz a su asistente, quien captura las acciones que se tomarán en el futuro y las programa en CRM. El archivo de audio se adjunta al contacto del cliente para que haya un registro de la reunión y las acciones a seguir. Una vez más, todo es totalmente compatible, fácil para el asesor y el asistente, y consistente con la creación de una experiencia increíble para el cliente.
En resumen #
Para eliminar el estrés de asegurarse de que su práctica se sigue cumpliendo, primero cree un proceso para confirmar que todo está cubierto. Luego, automatícelo con el software adecuado. El proceso se asegura de que esté haciendo lo correcto en lo que respecta al cumplimiento. El software se asegura de que los hagas de la manera correcta. Y tendrá más tiempo para dedicarse a hacer las cosas que importan.
