¿Cómo pueden las agencias de seguros afrontar las complejidades de las operaciones modernas al mismo tiempo que mejoran el servicio al cliente y la eficacia? Descubra el mundo de los sistemas de gestión de agencias de seguros (AMS, por sus siglas en inglés). Estas plataformas de software ofrecen una solución simplificada, integrando los datos de las aseguradoras y de los clientes, la gestión de pólizas y los sistemas de cumplimiento en un único marco cohesivo.
En un informe encargado por Equisoft titulado Improving the Agent Journey: Technology Capabilities to Improve Agency Experiences at Life Insurers, se reveló que los retrasos y obstáculos en el proceso de suscripción extienden los ciclos de ventas y dañan la experiencia del agente. Según el informe, el 50 % de los directores de Informática creyeron que los retrasos de los agentes se deben a aplicaciones incompletas, la necesidad de ejecutar diversas ilustraciones o la falta de adopción de la tecnología por parte de agentes experimentados. Además, el 40 % mencionaron los retrasos en la comunicación digital (firma electrónica, teleaplicación, ausencia de notificaciones en tiempo real) como factores que dificultan la rápida presentación de solicitudes.
Los AMS están diseñados para empoderar a los agentes de seguros con herramientas de organización, gestión de pólizas, procesamiento de reclamos y desarrollo de relaciones con los clientes (CRM), lo que representa una tecnología transformadora en el sector. El informe revela la eficacia del AMS para mejorar la experiencia de las agencias, acelerar el logro de nuevos negocios y mejorar la experiencia general del cliente.
En esta guía, nos centramos en las características y ventajas esenciales de los AMS, y analizamos cómo estos sistemas optimizan las operaciones y mejoran el rendimiento de las agencias.
¿Qué es un AMS? #
Un AMS es una plataforma de software que mejora la productividad de los agentes al rastrear los detalles de las pólizas y al brindar acceso instantáneo a los datos del cliente. Un AMS aumenta la productividad de los agentes mediante un seguimiento detallado de las pólizas de seguro y el acceso instantáneo a los datos del cliente. Combina las características de un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) con funciones adicionales diseñadas específicamente para agencias de seguros. Este tipo de sistema permite integrar los datos de todas las aseguradoras asociadas, gestionar el seguimiento de las pólizas y de los documentos, supervisar la actividad, incorporar los agentes, seguir y procesar las comisiones complejas, y gestionar las actividades paramédicas relacionadas con las nuevas solicitudes.
A medida que las agencias automatizan tareas rutinarias y optimizan su cartera de negocios, adoptan soluciones de software basadas en tecnología para las operaciones diarias.
Aquí se ven las funciones principales de un AMS:
- Gestión integral de pólizas: Ofrece una gestión integral de pólizas (seguimiento y gestión de las solicitudes, estados, renovaciones y cancelaciones) gracias al agrupamiento de los datos de las aseguradoras. La centralización de la gestión de pólizas y de los datos del cliente optimiza los procesos comerciales.
- Gestión de ventas: Facilita la gestión de prospectos, oportunidades de ventas, citas y comunicaciones para mejorar los intentos de ventas.
- Procesamiento de comisiones: Agiliza la gestión de comisiones integrando los datos de prospectos, clientes, pólizas y comisiones en un único sistema.
- Automatización del flujo de trabajo: Automatiza los procesos empresariales para mejorar la eficacia y las operaciones internas.
- Analíticas del tablero: Provee un acceso centralizado a los datos y un análisis en tiempo real para permitir la gestión proactiva del rendimiento.
- Informes personalizada: Genera informes detallados sobre métricas como pólizas vendidas, productividad de ventas de asesores y proyecciones de comisiones para optimizar las decisiones.
- Acceso basado en la nube: Provee acceso desde cualquier lugar para mayor flexibilidad y conveniencia.
Beneficios de un AMS #
Cada día, el volumen de negocios crece, hasta tal punto que las agencias se encuentran bajo la presión de optimizar sus operaciones. Para combatir las ineficiencias e impulsar su productividad, muchas agencias buscan modernizar su AMS. Al automatizar los flujos de trabajo, el AMS centraliza los registros en una única base de datos, lo que permite una prestación de servicios fluida a través de una sola plataforma. Este enfoque elimina la necesidad de múltiples softwares, agilizando las comunicaciones con los clientes, la gestión de bases de datos y los procesos de documentación.
Entre las principales características de un AMS, se incluyen la gestión integral de pólizas, la distinción entre tipos de contactos (individuos frente a grupos) y las capacidades de gestión de ventas y cumplimiento.
Un AMS le puede proporcionar muchas ventajas:
1. Mejores decisiones con los informes en tiempo real #
Al centralizar la información de los clientes, los datos de las pólizas y los registros financieros en una sola plataforma, el AMS permite a las agencias de seguros acceder a informaciones y analíticas en tiempo real. De este modo, los responsables de la toma de decisiones pueden supervisar los indicadores clave de rendimiento, como las ventas de pólizas y la eficacia del procesamiento de reclamos, para identificar tendencias y realizar los ajustes necesarios.
Un AMS le brinda información y analíticas para varios fines:
- Rendimiento de ventas: Puede realizar un seguimiento y analizar las métricas de ventas, ya sea para la emisión de nuevas pólizas, los volúmenes de primas o las tasas de renovación de pólizas.
- Procesamiento de reclamos: Proporciona análisis sobre los tiempos de procesamiento de reclamos, las tasas de liquidación y las tendencias en los tipos de reclamos.
- Cartera de clientes: Al agregar la información de los clientes y los detalles de las pólizas, permite realizar análisis exhaustivos. Las agencias pueden acceder a información como datos demográficos de los clientes, preferencias de cobertura e índices de vencimiento de pólizas para adaptar su oferta de servicios y sus estrategias de retención a las necesidades de los clientes.
Además, la automatización de tareas rutinarias como la emisión de pólizas y el procesamiento de reclamos puede liberar recursos para la toma de decisiones estratégicas.
2. Más eficacia y cumplimiento con la gestión y generación de documentos #
Un AMS desempeña un papel crucial en la mejora de la eficacia y el cumplimiento dentro de las operaciones de seguros, particularmente en la gestión y generación de documentos. Al centralizar la información, las pólizas y los documentos del cliente, reduce la redundancia y garantiza la integridad de los datos. Agiliza los flujos de trabajo al automatizar tareas rutinarias como la emisión de pólizas y los recordatorios de renovación, minimizando los errores manuales y ahorrando tiempo valioso a los profesionales de seguros.
Los sistemas AMS también incluyen sólidas funciones de cumplimiento, generando documentos conformes y manteniendo registros de auditoría para cumplir con las normas regulatorias de manera efectiva.
El mantenimiento eficiente y meticuloso de los registros, facilitado por un AMS, es fundamental para lograr el cumplimiento de las normas. Al mantener registros centralizados y actualizados de las interacciones, pólizas y transacciones de los clientes, el AMS garantiza que cada documento cumpla con las normas regulatorias y plazos. Este enfoque organizado simplifica las auditorías e inspecciones, ya que las agencias pueden acceder y presentar con rapidez la información requerida.
3. Mayor productividad con la automatización de ventas y marketing #
Un AMS aumenta significativamente la productividad en ventas y marketing a través de la automatización y simplificación de procesos. Al integrar funciones de CRM, el AMS permite a los agentes gestionar de manera eficiente a los prospectos y las comunicaciones con los clientes. Sus flujos de trabajo automatizados automatizan tareas rutinarias como el acompañamiento de prospectos, los seguimientos y las renovaciones de pólizas, liberando tiempo valioso para que los agentes se centren en actividades importantes como las consultas y la construcción de relaciones.
Además, al centralizar la información del cliente y los detalles de la póliza, las plataformas AMS permiten a los agentes de seguros identificar oportunidades para realizar ventas cruzadas de productos adicionales o vender niveles de cobertura más altos según las necesidades y preferencias del cliente. Los flujos de trabajo automatizados dentro del AMS simplifican el proceso de identificación de estas oportunidades al enviar a los agentes notificaciones oportunas y acciones sugeridas.
4. Contabilidad y procesamiento de comisiones más fáciles #
Un AMS actúa como una solución integral que mejora la eficacia de la contabilidad y el procesamiento de comisiones, optimizando los procesos de gestión financiera de principio a fin. Al integrarse con software de contabilidad o incluir herramientas de gestión financiera incorporadas, las plataformas AMS permiten un seguimiento fluido y conciliación de primas, pagos y comisiones.
Los sistemas AMS generan informes detallados sobre transacciones financieras, las comisiones ganadas y los importes a pagar, lo que proporciona transparencia y precisión en las operaciones financieras. Además, las plataformas AMS facilitan los cálculos de comisiones y pagos oportunos según reglas predefinidas, para que los agentes reciban sus ganancias de manera rápida y precisa. En general, esta eficacia también mejora la satisfacción y retención de los agentes.
Diferencias entre un AMS y un CRM genérico #
Si bien tanto los sistemas AMS como los CRM genéricos gestionan las relaciones con los clientes y respaldan los procesos de ventas, el AMS está especializado en la industria de seguros y ofrece ciertas funciones e integraciones esenciales para las operaciones de las agencias de seguros.
Las principales diferencias entre un AMS y un CRM genérico se encuentran en su enfoque, sus funcionalidades y sus capacidades adaptados a la industria.
Estos son algunos ejemplos de las diferencias:
- Enfoque en los procesos de seguros
- AMS: Diseñado específicamente para agencias de seguros, se centra en la gestión de pólizas, las comisiones, el procesamiento de reclamos y el cumplimiento dentro del sector de seguros.
- CRM: Genérico y adaptable en todas las industrias.
- Funciones específicas de seguros
- AMS: Incluye funciones específicas de seguros, como la gestión del ciclo de vida de las pólizas, el soporte en la suscripción, la gestión de reclamos y la integración con aseguradoras y motores de calificación.
- CRM: Menos énfasis en procesos específicos de seguros.
- Integración con sistemas específicos de seguros
- AMS: Se integra con datos de aseguradoras, motores de calificación y sistemas de contabilidad para automatizar el intercambio de datos y los flujos de trabajo de seguros.
- CRM: Requiere personalización para integraciones de seguros específicas.
- Adaptación del flujo de trabajo a los seguros
- AMS: Ofrece opciones de personalización adaptadas a los flujos de trabajo de las agencias de seguros, acomodándose a requisitos específicos de la industria, como el cumplimiento de las normas y la administración de pólizas.
- CRM: Ofrece flexibilidad para personalizar los flujos de trabajo, los campos y los informes a fin de adaptarlos a las necesidades generales de la empresa, con la posibilidad de adaptarlos a los requisitos específicos del sector.
- Funciones integradas para el cumplimiento de las normas
- AMS: Funciones integradas para respaldar el cumplimiento de las regulaciones de seguros, automatizar la documentación y garantizar el seguimiento de los requisitos de las aseguradoras.
- CRM: Proporciona herramientas generales para gestionar la privacidad de los datos y el cumplimiento.
¿Cómo elegir el software adecuado? #
Un buen software de gestión de agencias de seguros se debe ajustar a las necesidades y objetivos específicos de su agencia.
Siga estos pasos esenciales para guiar su decisión:
Evaluación de necesidades: Identifique los requisitos específicos de su agencia, como la centralización de los datos de las aseguradoras, la gestión de pólizas, el procesamiento de reclamos, el seguimiento de las comisiones y el cumplimiento de las normas. Determine qué funciones son realmente esenciales.
Escalabilidad: Con el crecimiento de su agencia, el software debe adaptarse al aumento de los datos, los usuarios y la complejidad sin perder su rendimiento.
Integración: Asegúrese de que el software se integra perfectamente con sus herramientas y sistemas existentes, como su software de contabilidad, su CRM y las plataformas de las aseguradoras. Esta integración agiliza los flujos de trabajo y mejora la consistencia de los datos.
Facilidad de uso y capacitación: Seleccione un software que sea intuitivo y fácil de usar para minimizar el tiempo de capacitación y maximizar la adopción por parte de los usuarios en su agencia.
Reputación y reseñas del proveedor: Investigue la reputación del proveedor en el sector de los seguros, lea los comentarios de los clientes y busque recomendaciones de colegas para evaluar la fiabilidad y la satisfacción del cliente.
Consideraciones a la hora de elegir el AMS adecuado #
La selección del AMS adecuado es fundamental para las agencias de seguros que buscan agilizar sus operaciones y lograr objetivos estratégicos. Las consideraciones clave incluyen la escalabilidad y flexibilidad para adaptarse al crecimiento y la expansión del mercado, junto con una sólida capacidad de integración que garantice una conectividad fluida con los sistemas existentes.
Un AMS debe ofrecer un conjunto completo de funciones adaptadas para la gestión de pólizas, reclamos, relaciones con los clientes y analíticas, con opciones de personalización según los flujos de trabajo. Además, unas interfaces fáciles de usar y una navegación intuitiva son esenciales para facilitar la adopción por parte del personal y para la eficacia operativa. Por fin, se necesitan medidas de seguridad sólidas y funciones de cumplimiento que protegen los datos confidenciales y cumplen las normas del sector.
Conclusión #
En el sector de los seguros, es fundamental afrontar varias complejidades al mismo tiempo que se mejora el servicio al cliente y la eficacia. Un AMS le ayudará a conseguirlo. Este tipo de plataforma integrada agiliza las operaciones, consolidando los datos de las aseguradoras, los datos de los clientes, la gestión de pólizas y los sistemas de cumplimiento en una solución cohesiva y poderosa. Es una manera de revolucionar los flujos de trabajo y otorgar herramientas a los agentes para la organización, la gestión de pólizas, el procesamiento de reclamos y el desarrollo de relaciones con los clientes.
A medida que las agencias adopten estas tecnologías transformadoras, estarán preparadas para obtener eficacias operativas y capacidades mejoradas en la toma de decisiones a través de analíticas en tiempo real e informes completos. Con un AMS adecuado que se adapte a sus necesidades específicas y estrategias de crecimiento, las agencias de seguros pueden preparar sus operaciones para el futuro, aumentar la satisfacción de los agentes y mejorar la experiencia general del cliente.
