Cet article est le deuxième d’une série de trois qui culminera dans un nouveau ebook sur la valeur de la modernisation en assurance. Dans cette partie, nous mettrons à profit nos 25 ans d’expérience pour faire un survol des dangers et des occasions qui accompagnent le processus de DR/.
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Si vous avez raté le premier article, il n’est pas trop tard. Vous le trouverez ici : Comment démarrer la modernisation de votre système d'administration de polices : Partie 1.
Le premier article de notre série vous présentait des moyens d’obtenir un maximum de clarté dans la phase initiale de votre préparation à la modernisation. Plus l’idée que vous vous faites des résultats à atteindre est précise, plus vous aurez de la facilité à définir les critères d’évaluation des propositions.
De même, vous pourrez élaborer des DR/DP plus ciblées tout en prenant de meilleures décisions quant aux soumissions reçues. L’étape des DR/DP est le début du processus d’évaluation officielle des fournisseurs.
Créez des cartes de pointage #
Bien souvent, avant de préparer une DR ou une DP, il est préférable de créer une carte de pointage pour chaque demande. Il est ainsi plus facile de déterminer l’information importante pour votre organisation et de savoir comment évaluer les fournisseurs selon chaque critère.
Vous pouvez pondérer les critères en fonction de l’importance que vous leur accordez pour mieux évaluer les fournisseurs selon qu’ils répondent ou non à vos priorités organisationnelles et aux besoins du projet. La carte de pointage ne devrait pas être la même pour les DR et les DP.
Formez un comité d’évaluation #
Un bon processus d’évaluation devrait passer par un comité d’évaluation, car les personnes concernées par la modernisation de votre système d’administration de polices doivent avoir leur mot à dire : vous voulez que la nouvelle solution réponde à leurs besoins, pas qu’elle leur nuise. Si possible, faites appel à ces personnes tôt dans le processus; elles pourront vous aider à examiner les soumissions des fournisseurs et donner leur avis sur la répartition du pointage.
La clé d’un processus de DR efficace #
Le but d’une demande de renseignements (DR) est de vous donner une bonne idée des capacités et des limites du fournisseur. Au moment de préparer votre DR, il faut trouver des moyens de déterminer quels vendeurs ont l’expertise, la crédibilité et les compétences techniques nécessaires pour mener à bien vos objectifs de modernisation. Une bonne DR contient un maximum de 20 à 25 questions ciblées que vous enverrez aux 10 entreprises les plus intéressantes.
Après avoir analysé les réponses des fournisseurs à l’aide de votre carte de pointage, invitez les six meilleurs candidats à vous présenter leur expertise. Ce sera l’occasion de mieux comprendre leur mode de fonctionnement et comment ils s’intégreraient à votre culture d’entreprise. C’est à cette étape que vous établirez la liste des entreprises qui auront la chance de répondre à votre demande de propositions (DP).
Danger potentiel : les vieilles mentalités qui nuisent à l’efficacité des DR #
Les systèmes d’administration de polices modernes ont tous des fonctionnalités de configuration des règles. Ils peuvent s’adapter à vos moindres besoins. La question n’est donc pas de savoir si votre système peut faire d’emblée telle ou telle chose.
Or, une entreprise qui applique une vieille mentalité à l’évaluation d’une nouvelle solution plus moderne risque de rater la cible au moment de rédiger les questions pour sa DR/DP. On a déjà vu des clients demander combien de bénéficiaires un système pouvait prendre en charge!
Cette question ne sert pas à grand-chose si la réponse du fournisseur est « combien de bénéficiaires voulez-vous prendre en charge? ». Autre exemple éloquent : demandez à un fournisseur si les plus récentes modifications réglementaires sont prises en compte, et il vous répondra que son système entièrement configurable peut se conformer à n’importe quelle loi, y compris celles qui ne sont pas encore écrites.
Voilà donc des questions qui n’ont rien à voir avec les capacités des systèmes modernes et qui n’aideront en rien au choix d’un fournisseur : elles sont le produit des contraintes imposées par la technologie désuète que vous essayez de remplacer.
Ligne droite vers le succès : considérez vos besoins actuels et ceux des prochains 3, 5 et 10 ans #
Au lieu de vous attarder à des principes désuets comme les fonctionnalités clés en mains, créez des DR entièrement ciblées en fonction des besoins uniques que vous avez présentement et ceux que vous envisagez pour les dix prochaines années.
Définissez vos besoins d’abord, demandez qu’ils soient satisfaits ensuite. C’est possible grâce à la configuration des règles. Posez des questions qui vous permettront de savoir si le fournisseur est capable d’assurer la maintenance du système choisi pour les 10 à 20 prochaines années.
Comment mener un processus de DP efficace en évitant les pièges #
Tandis que la DR sollicite des renseignements généraux sur un fournisseur et son expertise, la DP appelle une description détaillée de la solution proposée et de son coût estimé.
En investissant du temps dès le début du processus dans l’élaboration d’une carte de pointage pour la DP, votre comité d’évaluation et vous vous assurez de garder le cap sur les priorités de l’entreprise. Il se peut toutefois qu’à l’étape de la DR, vous découvriez une information nouvelle qui vous obligera à revoir la carte de pointage.
Une bonne DP contient de 50 à 100 questions ciblées qui explorent la manière dont le fournisseur compte répondre à vos besoins en modernisation. C’est bien plus qu’une banale liste de vérification à cocher. Les questions ciblées doivent être regroupées selon des catégories qui correspondent aux critères de la carte de pointage.
À partir des réponses et du pointage des différents fournisseurs, le comité d’évaluation pourra choisir deux ou trois entreprises qu’il invitera à lui présenter une dernière fois leur proposition, en présence des cadres dirigeants et autres décideurs.
Danger potentiel : le trop-plein qui étouffe la productivité dans le processus de DP #
Trop souvent, nous avons vu passer des DP inefficaces contenant de 500 à plus de 3 000 questions. La vérité, c’est que ces demandes génèrent une quantité excessive d’informations, dont beaucoup ne sont pas du tout utiles à la prise de décision.
Pensez au véritable but de toute l’information que vous recueillez. Est-ce que votre comité d’évaluation ou vous-même avez assez de temps et de ressources pour tout passer en revue et noter? Est-ce bien nécessaire?
Ligne droite vers le succès : comment éviter la multiplication des questions dans les DP #
Au lieu de faire crouler les soumissionnaires sous une montagne de données, adoptez la pratique exemplaire qui consiste à utiliser des questions moins nombreuses, mais mieux ciblées. Une DP devrait être courte et bien circonscrite : vous chercher des informations qui vous aideront à déterminer quelle entreprise satisfait aux critères de votre carte de pointage et est donc susceptible de concrétiser les objectifs que vous vous êtes donnés au départ.
Nombreuses sont les entreprises qui travaillent avec un analyste ou une société-conseil (Celent, Gartner, Datos Insights, etc.) qui encadre leur processus de DP/DR afin de mieux orienter leurs questions.
Si votre organisation a peu d’expérience en modernisation, une telle collaboration peut vous sauver temps et argent, et même vous aider à mieux choisir avec qui vous travaillerez.
En résumé #
Pour demeurer efficace et gérable, le processus de DR/DP lié à votre modernisation ne doit pas accaparer le temps du personnel qui occupe des fonctions de base.
Cela signifie qu’il faut réfléchir soigneusement à vos exigences, créer des cartes de pointage adéquates et cibler un nombre restreint de questions susceptibles de vous fournir l’information voulue. Si vous n’oubliez pas que le processus de DR/DP est un moyen et non une fin en soi, vous aurez du succès dans votre parcours de modernisation.
