Comment une agence de courtage en assurance peut-elle composer avec la complexité des opérations d’aujourd’hui tout en rehaussant son service client et son efficacité? En utilisant un système de gestion d’agence (AMS, pour Agency Management System), évidemment! Cette solution simplifiée rassemble les flux des assureurs, les données clients, la gestion des polices et les mécanismes de conformité dans un même cadre cohérent.
Un rapport commandé par Equisoft, intitulé Améliorer le parcours de l’agent : capacités technologiques pour améliorer l’expérience des agents chez les assureurs vie, révèle que des retards et des obstacles dans le processus de souscription prolongent les cycles de vente et desservent l’expérience des conseillers. Selon 50 % des directeurs des TI, les retards liés aux conseillers sont attribuables à des propositions incomplètes, à la nécessité de réaliser de multiples illustrations ou au défaut de recourir à la technologie chez des conseillers chevronnés. En outre, d’après 40 % de ces directeurs, des retards liés aux communications numériques (signature électronique, demande à distance, absence de notifications en temps réel) nuiraient aussi à l’envoi rapide des propositions.
Un système de gestion d’agence (AMS) dote les conseillers d’une panoplie d’outils pour l’organisation du travail, la gestion des polices, le traitement des réclamations et le développement des relations clients – une technologie transformatrice pour le secteur de l’assurance. Le rapport susmentionné met en lumière l’efficacité avec laquelle ce système améliore l’expérience des agences, accélère le processus de soumission et rehausse globalement l’expérience de la clientèle.
Dans le présent guide, qui aborde les principales fonctions et les grands avantages de l’AMS, nous verrons en quoi ce système peut optimiser le travail et augmenter le rendement des agences.
En quoi consiste un système de gestion d’agence? #
Un système de gestion d’agence (AMS) est une plateforme logicielle qui augmente la productivité des conseillers grâce au suivi des renseignements des polices et à l’accès instantané aux données clients. Il combine les caractéristiques d’un système de gestion de la relation client (CRM, pour Customer Relationship Management) avec des fonctionnalités supplémentaires expressément conçues pour la gestion des activités d’une agence d’assurance. L’AMS intègre les flux de données de tous les assureurs partenaires et permet d’effectuer le suivi des polices, d’organiser les documents, de superviser les activités et l’accueil des conseillers, de comptabiliser et de traiter des commissions complexes, et d’orchestrer les activités paramédicales liées aux nouvelles propositions.
Les agences d’assurance, qui cherchent à automatiser leurs tâches courantes et à optimiser la gestion de leur portefeuille de clients, se tournent de plus en plus vers les solutions technologiques pour leurs activités quotidiennes.
Voici les principales fonctions que leur offre un AMS :
- Gestion complète des polices : Prend en charge les polices de A à Z grâce à la centralisation des flux des assureurs, en permettant de suivre et de gérer les propositions, statuts, renouvellements et annulations. Cette centralisation de la gestion et des données clients contribue à simplifier les processus.
- Gestion des ventes : Facilite la gestion des pistes, des occasions de vente, des rendez-vous et des communications avec les prospects afin de renforcer les efforts de vente.
- Traitement des commissions : Simplifie la gestion des commissions en rassemblant les données sur les prospects, clients, polices et commissions dans un même système.
- Automatisation des flux de travail : Automatise les processus pour augmenter l’efficacité et améliorer les méthodes à l’interne.
- Tableau de bord d’analytique : Offre un accès centralisé aux données et permet le suivi des analyses en temps réel pour une gestion proactive du rendement de l’agence.
- Rapports personnalisés : Génère de précieux rapports, notamment sur le nombre de polices vendues, la productivité des conseillers et les commissions projetées, pour faciliter la prise de décisions éclairées.
- Accès infonuagique : Offre un accès flexible et commode, de n’importe où!
Les avantages d’utiliser un système de gestion d’agence #
Le volume d’affaires croissant sans cesse dans les agences, l’optimisation des méthodes devient de plus en plus impérative. Pour contrer le manque d’efficacité et accroître leur productivité, les agences sont nombreuses à moderniser leur système de gestion d’agence (AMS). En automatisant les flux de travail, l’AMS centralise leurs dossiers dans une même base de données, permettant ainsi une prestation de service fluide par l’intermédiaire d’une plateforme unifiée. Grâce à cette approche consolidée, plus besoin de multiplier les logiciels : la communication avec les clients, la gestion de base de données, les processus documentaires… tout est simplifié!
L’AMS s’illustre par sa gestion intégrale des polices, sa distinction des types de contrats (individuels et collectifs) et ses robustes fonctions de vente et de contrôle de la conformité.
En voici les principaux avantages :
1. Prise de décisions améliorée grâce aux rapports en temps réel #
En centralisant les renseignements clients, les données des polices et les dossiers financiers dans une seule et même plateforme, l’AMS permet aux agences d’obtenir des informations et des analyses en temps réel. Les décideurs peuvent donc surveiller les indicateurs de rendement clés, comme les ventes de polices et l’efficacité du traitement des réclamations, pour ainsi déceler les tendances et réagir rapidement.
Voici quelques exemples d’informations et d’analyses accessibles grâce à l’AMS :
- Indicateurs de rendement des ventes : L’AMS peut suivre et analyser toutes sortes d’indicateurs, dont le nombre de nouveaux contrats conclus, le volume de primes et le taux de renouvellement.
- Efficacité du traitement des réclamations : L’AMS fournit des analyses sur le délai de traitement, le taux de règlement et les tendances dans les types de réclamations.
- Analyse du portefeuille de clients : En consolidant les renseignements sur les clients et les polices, l’AMS offre de puissantes analyses pour les agences. Ces dernières en savent ainsi plus sur le profil démographique de leur clientèle, les préférences de couverture et le taux de déchéance des polices, ce qui les aide à adapter leur offre de service et leur stratégie de rétention pour répondre efficacement aux besoins des clients.
En outre, l’automatisation de tâches courantes comme l’émission des polices et le traitement des réclamations contribue à libérer du temps pour la prise de décisions stratégiques.
2. Efficacité et conformité accrues grâce à l’organisation et à la production de documents #
L’AMS joue un rôle crucial dans l’amélioration de l’efficacité et de la conformité des pratiques des agences, en particulier sur le plan de la gestion et de la production documentaires. En réunissant les renseignements clients, les polices et les documents, il élimine les redondances et assure l’intégrité des données. De plus, il simplifie les flux de travail en automatisant les tâches courantes comme l’émission des polices et les rappels de renouvellement, ce qui réduit les erreurs humaines et économise un temps précieux aux professionnels de l’assurance.
L’AMS comprend aussi de robustes mécanismes de contrôle de la conformité, grâce auxquels il génère des documents justes et conserve des pistes de vérification afin de respecter la réglementation en toute efficacité.
La tenue de dossiers méticuleuse et efficace que permet l’AMS est la clé de la conformité réglementaire. En maintenant des traces centralisées et à jour des interactions avec les clients, des polices et des transactions, la plateforme veille à ce que l’ensemble de la documentation respecte les critères et des délais prescrits. Cette approche organisée simplifie les audits et les inspections, car les agences peuvent rapidement retrouver et présenter les informations exigées.
3. Productivité rehaussée grâce à l’automatisation des activités de vente et de marketing #
L’AMS rehausse considérablement la productivité en vente et en marketing grâce à l’automatisation et à la simplification des processus. Puisqu’il comprend des fonctions de gestion de la relation client (CRM), il permet aux conseillers de gérer efficacement les pistes, les prospects et les communications avec les clients. Ses flux de travail automatisés s’occupent des tâches récurrentes (pensons relance des pistes, suivis et renouvellement de contrats), faisant ainsi économiser un temps précieux aux conseillers, qui peuvent alors se concentrer sur les activités de grande valeur comme les consultations avec les clients et l’entretien des relations.
Qui plus est, en rassemblant les renseignements clients et les données des polices, l’AMS aide les conseillers à repérer les occasions de vendre un produit connexe ou d’élargir la protection offerte en fonction des besoins et des préférences du client. Les processus automatisés s’occupent de les déceler, puis les signalent en temps et lieu aux conseillers tout en leur suggérant les mesures à prendre.
4. Comptabilité et traitement des commissions facilités #
L’AMS est une solution complète qui accroît l’efficacité de la comptabilité et du traitement des commissions au sein des agences d’assurance en optimisant la gestion des processus financiers de bout en bout. Par son intégration avec les logiciels de comptabilité ou ses outils de gestion financière intégrés, il permet le suivi et le rapprochement des primes, des paiements et des commissions.
L’AMS génère des rapports détaillés sur les transactions effectuées, les commissions gagnées et les montants à verser, apportant ainsi transparence et exactitude aux activités de nature financière. De plus, il facilite le calcul et le versement rapides des commissions en se basant sur des règles prédéfinies. Ainsi, les conseillers reçoivent leur juste part sans délai, ce qui contribue à leur satisfaction et à leur maintien en poste.
Les différences entre un AMS et un CRM générique #
Si le système de gestion d’agence (AMS) et le système générique de gestion de la relation client (CRM) servent tous les deux à gérer les relations clients et à soutenir les ventes, l’AMS se démarque par sa spécialisation pour l’industrie de l’assurance : il propose des fonctions et des intégrations expressément conçues pour les agences d’assurance.
Les principales différences entre les deux systèmes reposent donc dans leur visée, leurs fonctionnalités et leurs capacités spécialisées.
Voyons quelques-unes de ces différences :
- L’AMS met l’accent sur les processus d’assurance.
- AMS : Spécialement conçu pour les agences d’assurance, axé sur la gestion des polices, les commissions, le traitement des réclamations et la conformité dans le secteur de l’assurance.
- CRM : Générique et adaptable à divers domaines.
- L’AMS comprend des fonctions propres au secteur de l’assurance.
- AMS : Comprend des fonctions spécialisées comme la gestion du cycle de vie des polices, l’aide à la souscription, le traitement des réclamations et l’intégration avec les systèmes des assureurs et les moteurs de tarification.
- CRM : Moins axé sur les processus propres à l’assurance.
- L’AMS s’intègre aux systèmes d’assurance.
- AMS : Se greffe aux flux des assureurs, aux moteurs de tarification et aux systèmes de comptabilité pour automatiser l’échange de données et les flux de travail en assurance.
- CRM : Doit être personnalisé pour permettre des intégrations spécialisées.
- L’AMS adapte les flux de travail pour l’assurance.
- AMS : Offre des options de personnalisation conçues sur mesure pour les processus des agences d’assurance, prenant en compte les exigences de l’industrie, notamment en ce qui concerne la conformité réglementaire et l’administration des polices.
- CRM : Offre la flexibilité d’adapter les flux de travail, les champs et les rapports aux besoins généraux des entreprises, ainsi qu’une possibilité de personnalisation pour les exigences propres à l’assurance.
- L’AMS contient des fonctions intégrées qui favorisent la conformité réglementaire.
- AMS : Comporte des fonctions pour faciliter le respect de la réglementation en assurance, automatiser le traitement des documents et assurer la conformité aux exigences des assureurs.
- CRM : Comprend des outils généraux pour la protection des données et le contrôle de la conformité.
Comment choisir le bon logiciel pour la gestion d’une agence d’assurance? #
Il y a plusieurs facteurs à considérer pour choisir le bon logiciel selon les besoins et objectifs particuliers de votre agence.
Voici les étapes essentielles à suivre pour guider votre réflexion :
Besoins de l’agence : Définissez les exigences particulières de votre agence (accès centralisé aux flux des assureurs, gestion des polices, traitement des polices, suivi des commissions, conformité réglementaire, etc.). Déterminez quelles fonctions sont essentielles et lesquelles sont des atouts.
Extensibilité : Vérifiez si le logiciel pourra s’adapter à la croissance de votre agence. Il doit pouvoir prendre en charge l’augmentation du volume de données, du nombre d’utilisateurs et de la complexité des affaires sans baisse de rendement.
Capacités d’intégration : Assurez-vous que le logiciel peut s’intégrer harmonieusement à vos outils et systèmes existants (logiciels de comptabilité, CRM, plateformes d’assureurs). Cette intégration simplifie les flux de travail et favorise l’uniformité des données.
Convivialité et formation : Choisissez un logiciel dont l’utilisation est intuitive et conviviale pour réduire le temps de formation nécessaire et maximiser son adoption à l’échelle de l’agence.
Réputation du fournisseur et avis : Informez-vous sur la réputation du fournisseur dans le secteur de l’assurance, lisez les avis des clients et sollicitez les recommandations de pairs pour évaluer la fiabilité de l’entreprise et la satisfaction de la clientèle.
Les facteurs à considérer #
Le choix du bon système de gestion d’agence (AMS) est déterminant pour les agences de courtage en assurance qui cherchent à simplifier leurs façons de faire et à atteindre leurs objectifs stratégiques. Il est donc primordial de tenir compte de l’extensibilité du système et de sa faculté de s’adapter à la croissance et à l’expansion sur le marché, en plus de ses capacités d’intégration, qui doivent être robustes pour assurer une connexion fluide avec les systèmes existants.
L’AMS idéal comprend un ensemble complet de fonctions spécialement conçues pour gérer les polices, les réclamations, les relations clients et les analyses, additionnées d’options de personnalisation pour les flux de travail particuliers. La convivialité de l’interface et le caractère intuitif de la navigation ne sont pas non plus à négliger, car ils sont essentiels pour faciliter l’adoption au sein de l’équipe et l’efficacité opérationnelle. Enfin, n’oubliez pas les mécanismes de sécurité et de conformité robustes, tout aussi importants, qui protègent les données sensibles et respectent la réglementation de l’industrie.
Conclusion #
Pour réussir dans le monde de l’assurance, il est crucial de savoir composer avec la complexité tout en rehaussant le service à la clientèle et l’efficacité. Les systèmes de gestion d’agence (AMS) sont là pour ça : ces plateformes intégrées simplifient les opérations en centralisant les flux des assureurs, les données clients, la gestion des polices et les mécanismes de conformité dans une solution cohérente qui donnent aux agences les moyens de réussir. Les AMS font des merveilles pour l’optimisation des processus, dotant les conseillers d’outils pour l’organisation, la gestion des polices, le traitement des réclamations et le développement des relations clients.
En adoptant cette technologie transformatrice, une agence ouvre la porte aux gains d’efficacité opérationnelle et à la prise de décisions éclairées grâce aux analyses en temps réel et aux rapports complets. Le choix du bon AMS qui cadre avec ses besoins particuliers et sa stratégie de croissance l’aidera à préparer ses activités pour l’avenir, à augmenter la satisfaction des conseillers et à enrichir globalement l’expérience des clients.
