Le secteur de l’assurance vie et des rentes fait face à un défi considérable s’étendant sur plusieurs décennies. En effet, certaines polices d’assurance vie, actuellement hébergées dans d’anciens systèmes, sont là depuis près de 75 ans et doivent être remplacées. En même temps, certaines des polices émises à l’heure actuelle pourraient aussi être hébergées dans ces systèmes pour les 75 années à venir.
« Les polices qui sont inscrites dans les livres aujourd’hui pourraient l’être pendant encore 75 ans, ce qui donne un empan de 150 ans. » – Karen Monks, analyste principale, assurances
De plus, le remplacement des vieux systèmes n’est pas un processus simple. Comme de multiples systèmes coexistent au sein des compagnies d’assurance, il faut passer au crible de nombreuses couches de complexité et surmonter des défis inattendus en cours de route. C’est pourquoi on emploie souvent l’analogie de la « fouille archéologique » à travers les différentes ères technologiques.
L’essor des projets de modernisation des systèmes d’administration des polices
Pour relever ce défi, les directeurs des TI de compagnies d’assurance vie se tournent vers les projets de modernisation des systèmes d’administration des polices. Cette transformation stratégique est appuyée par les résultats d’un « sondage secret » annuel mené par Celent à l’intention des directeurs des TI, où l’on découvre cette année qu’environ 50 % des assureurs planifient de remplacer ou sont déjà en train de remplacer leur système d’administration des polices.
En outre, dans le récent webinaire Conseils pratiques pour la modernisation d’un système d’administration des polices, on mentionne qu’un autre sondage a révélé des sentiments similaires. Parmi les participants, 50 % ont indiqué que leur projet de modernisation était en cours, tandis que 30 % songeaient à moderniser leur système d’administration des polices.
Si vous songez à remplacer ou êtes en train de remplacer votre système d’administration des polices, poursuivez votre lecture pour découvrir les conseils pratiques d’experts chevronnés avec Karen Monks, analyste principale, assurances chez Celent, et Amit Sharma, vice-président adjoint, Bureau de projets mondial chez Equisoft.
5 conseils pratiques d’experts chevronnés pour votre projet de modernisation #
L’approche Greenfield comme moyen proactif d’aborder la dette technique et les systèmes désuets #
Un grand nombre d’assureurs adoptent l’approche Greenfield, qui consiste à investir dans de nouveaux systèmes tout en ayant recours aux données des anciens systèmes au besoin. Cela permet d’accélérer la configuration et la mise en marché des produits. Les assureurs peuvent ainsi intégrer les nouveaux produits dans le nouveau système, mais externaliser la gestion des données au besoin. Ultimement, le nouveau système deviendra l’axe principal de tout développement futur, tandis que les anciens systèmes seront peu à peu mis de côté.
Si l’approche Greenfield gagne en popularité, c’est qu’un grand nombre d’assureurs sont confrontés à une dette et à des risques techniques importants en raison de leurs systèmes obsolètes. Ces systèmes s’intègrent souvent mal avec les technologies modernes. Ne possédant pas toujours les champs nécessaires aux efforts de numérisation, ils deviennent difficilement adaptables aux besoins changeants du secteur et de la clientèle.
Tout le monde sur la même longueur d’onde #
Pour qu’une implantation réussisse, toutes les personnes concernées doivent être au diapason, se rallier autour des mêmes objectifs et bien comprendre la portée du projet.
Un contrôle de la portée efficace nécessite un cadre de gouvernance solide. Par ailleurs, le responsable de produit devra être bien outillé pour représenter la voix de l’entreprise. Et attention, ne tombez pas dans le piège de recréer les anciens systèmes : il convient plutôt d’adopter une mentalité futuriste dans sa vision et son approche des besoins de l’entreprise, pour anticiper l’évolution des choses et prendre les bonnes décisions au bon moment. Et c’est là que la collaboration avec un responsable de produit chevronné, généralement issu du côté client, prend toute son importance.
« Pour que le projet réussisse, les intervenants doivent s’entendre sur les objectifs et bien contrôler la portée du projet grâce à un cadre de gouvernance solide et à des responsables de produits bien outillés. » – Amit Sharma, vice-président adjoint, Bureau de projets mondial chez Equisoft.
Une méthode robuste, la clé du succès #
Une méthode robuste est un autre élément essentiel d’un projet réussi. La définition de la portée émane habituellement de différents besoins commerciaux, comme l’acquisition de blocs d’affaires, le lancement de produits ou la mise en œuvre de changements stratégiques. Mais des facteurs technologiques peuvent aussi entrer en ligne de compte, notamment les problèmes liés au soutien système et à l’extensibilité. Les exercices de la feuille de route permettent de cerner ces besoins et d’en tirer des objectifs de modernisation et de les cartographier.
La feuille de route doit s’articuler autour des grandes étapes et privilégier la valeur pour l’entreprise. Il faut donc délimiter les projets en fonction de la vision stratégique, en veillant à ce qu’ils concordent avec les objectifs généraux et la feuille de route de transformation. Comme la négociation des contrats liés à la modernisation du système peut avoir une incidence sur le calendrier d’implantation, il est important que tous les intervenants aient une idée claire des processus et des objectifs dès le début. C’est pourquoi, afin de bien préciser les exigences, on privilégiera un Sprint 0 prolongé.
Des stratégies organisationnelles de gestion du changement #
S’il est crucial dans tout projet d’anticiper une courbe d’apprentissage et des difficultés de croissance, il faut aussi être proactif et cohérent et ne jamais négliger la préparation et la communication, car il y va du bien-être de tous et de la résilience aux futurs changements. Dans la transition vers ce nouveau système que vous créerez, une communication efficace et l’inclusion d’agents de changement tout au long du processus contribueront à atténuer les effets négatifs.
Savoir bien communiquer, mobiliser les personnes concernées et mettre en place la formation et les outils nécessaires, c’est éliminer une bonne partie de la résistance potentielle au sein de l’organisation.
L’avis de la clientèle, la préparation pour l’avenir et la compatibilité culturelle, des priorités dans la recherche d’un partenaire de modernisation #
Celent a joué un rôle central en aidant de nombreux assureurs dans le processus de sélection d’un partenaire de modernisation pour leur système d’administration des polices. Se basant sur des observations tirées de son expérience, Karen Monks a insisté sur les mesures essentielles que les assureurs doivent prendre. Selon elle, ils doivent s’efforcer de recueillir des commentaires auprès de la clientèle, de mesurer le niveau de préparation pour l’avenir des fournisseurs et d’évaluer la compatibilité culturelle entre leur entreprise et celle du fournisseur.
S’il est crucial de tenir compte des facteurs comme la fonctionnalité, le prix, l’efficacité et la rapidité de la mise en marché pour surmonter les défis posés par les anciens systèmes, Karen Monks souligne aussi l’importance d’évaluer la position concurrentielle et la feuille de route du fournisseur. Plus que tout, elle insiste sur l’importance de recueillir l’avis de la clientèle et de veiller à la compatibilité culturelle entre l’assureur et le fournisseur choisi.
- Recueillir l’avis de la clientèle : On recommande aux assureurs d’interagir avec les clients pour obtenir leur rétroaction et de participer à des démonstrations complètes pour comprendre le fonctionnement du système en pratique. Un aspect important de la sélection des fournisseurs est la mise à l’essai des fonctionnalités au moyen de démonstrations de faisabilité et de scénarios. On s’assure alors que les besoins et les attentes seront bel et bien pris en compte.
- Mesurer le niveau de préparation à l’avenir : Lorsqu’on évalue le niveau de préparation pour l’avenir, il est essentiel d’envisager des scénarios qui démontrent les capacités du système, notamment l’intégration du portail et l’analyse de données. De plus, pour bien anticiper les futurs besoins, il est important d’examiner les technologies de pointe, comme l’IA, au-delà des exigences fonctionnelles actuelles.
- Évaluer la compatibilité culturelle : Quand on évalue la compatibilité culturelle, on voit dans quelle mesure la culture du fournisseur est compatible avec celle de l’assureur. On étudie alors des éléments comme la stratégie de gestion du changement et la facilité de collaboration. Un bon niveau de compatibilité culturelle est essentiel pour un partenariat fructueux et une mise en œuvre réussie des projets de modernisation des systèmes d’administration des polices.
Conclusion #
La modernisation des systèmes d’administration des polices représente un défi pour les compagnies d’assurance vie en raison de la longévité des polices et de la complexité des systèmes désuets en place. Or, il existe des façons de réduire ces difficultés. Pour que le projet réussisse, toutes les personnes concernées doivent être sur la même longueur d’onde et avoir une méthode robuste en place. Le contrôle efficace de la portée, appuyé par un cadre de gouvernance solide et des responsables de produit bien outillés, évite la reproduction des anciens systèmes et favorise une mentalité orientée vers l’avenir.
Les stratégies organisationnelles de gestion du changement jouent aussi un rôle central dans la transition vers de nouveaux systèmes, signe que la communication efficace et l’inclusion d’agents de changement tout au long du processus sont essentielles. Par ailleurs, il est primordial de privilégier la rétroaction de la clientèle, de mesurer le niveau de préparation pour l’avenir et d’évaluer la compatibilité culturelle au moment de choisir ses partenaires de modernisation si l’on veut que le projet réussisse.
En outre, l’adoption d’une approche de modernisation proactive – Greenfield, par exemple – est une bonne manière d’aborder la dette technique et les systèmes obsolètes.
En tenant compte de ces difficultés et en déployant des approches stratégiques, l’assureur peut gérer les complexités de la modernisation des systèmes d’administration des polices et se placer en position enviable dans un secteur en constante évolution.
