POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Equisoft Inc. (« Equisoft », « nous », « notre » et « nos ») procure à ses clients une gamme de solutions technologiques de guichet et d’arrière-guichet, de solutions axées sur les ventes et de solutions et services de conversion de données à partir de points de présence à l’échelle mondiale. Chez Equisoft, nous reconnaissons l’importance de la protection des renseignements personnels. Pour cette raison, nous avons mis en place des procédures opérationnelles et des mécanismes de sécurité pour protéger tous les renseignements personnels sous notre contrôle et pour assurer la confidentialité des renseignements personnels qui nous ont été confiés dans le cadre de nos opérations commerciales.
Notre Politique en matière de protection des renseignements personnels décrit nos normes relatives à la collecte, à l’utilisation, à la communication et au stockage de vos renseignements personnels. La présente politique détaille également nos responsabilités et vos droits en tant qu’utilisateur de nos applications.
SECTIONS DE LA POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Application et étendue
Votre consentement
Collecte des données
Politiques en matière de protection des renseignements personnels de tiers
Utilisation des renseignements personnels
Partage de renseignements personnels
Stockage des renseignements personnels et transferts transfrontaliers
Sécurité des renseignements personnels
Conservation des renseignements personnels
Retrait du consentement à recevoir des communications
Droits relatifs à vos renseignements personnels
Personne-ressource
Veuillez noter qu’Equisoft est une entreprise internationale et qu’à l’exception du Royaume-Uni (R-U) et de l’Union Européenne (U-E), le « Responsable de la protection des renseignements personnels » international est le point de contact pour toute question relative à la protection des renseignements liés à la vie privée. Au Royaume-Uni et l’Union Européenne, le « Délégué à la Protection des Données » est situé dans nos bureaux du R-U, en anglais (Privacy Policy | Altus).
Toute question ou plainte concernant la présente Politique ou le traitement par Equisoft des renseignements personnels peut être adressée à notre « Responsable de la protection des renseignements personnels » à l’adresse suivante : vieprivee@equisoft.com.
Si vous avez des questions concernant cette politique, veuillez nous contacter au :
+1 888 989 3141 ou +1 514 989 3141
Si cela ne résout pas votre question ou votre demande, vous pouvez contacter le « Responsable de la protection des renseignements personnels » d'Equisoft à :
Courriel : vieprivee@equisoft.com
Poste : Equisoft
1250, boul. René-Lévesque Ouest, 32e étage,
Montréal, Québec, H3B 4W8
Canada
À l'attention du : Responsable de la protection des renseignements personnels
Mise à jour de la Politique en matière de protection des renseignements personnels
Application et étendue
En accédant à notre Site Web, https://www.equisoft.com, nos plateformes ou nos applications (collectivement, le « Site Web »), en les consultant ou en les visitant, en communiquant avec nous ou en acceptant de recevoir des courriels de notre part, en utilisant nos services, vous acceptez les modalités de la présente Politique. Le Site Web et les différents services associés sont collectivement appelés les « Services ».
La présente Politique est intégrée par renvoi et est assujettie à nos autres modalités et conditions applicables, telles que les Modalités des services de notre Site Web. Dans la présente Politique, les termes clés utilisés aux présentes sans y être définis ont le sens qui leur est donné dans les modalités ci-dessus.
Dans la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels (la « Politique »), décrit la façon dont Equisoft utilise et partage les renseignements qu’elle recueille auprès de vous et elle explique également comment nous utilisons les témoins et les technologies similaires.
Votre consentement
Lorsque nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet, nous devons obtenir votre consentement afin d’utiliser les renseignements aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Nous devons obtenir votre consentement afin d’utiliser vos renseignements personnels à toute autre fin ou afin de recueillir davantage de renseignements à votre sujet. Nous vous demandons généralement votre consentement écrit exprès afin de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Dans certains cas, lorsqu’il s’agit de renseignements moins sensibles, nous pouvons accepter votre consentement verbal. À l’occasion, et conformément aux lois en matière de protection des renseignements personnels applicables, nous pouvons déduire votre consentement implicite en nous basant sur une action ou une inaction de votre part. Le consentement doit être donné par vous ou par votre représentant dûment autorisé, comme un tuteur légal ou une personne qui détient une procuration.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences relatives à un tel retrait, y compris la possibilité que vous nous ne puissions plus être en mesure de vous offrir un produit ou un service. Si vous choisissez de retirer votre consentement, nous inscrirons la décision dans nos dossiers. Dans certains cas, nous avons le droit (ou l’obligation) de recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que nous vous en avisions ou sans avoir obtenu votre consentement. Cela se produit lorsque des raisons d’ordre juridique ou médical ou des raisons de sécurité font en sorte qu’il peut être impossible ou difficile d’obtenir votre consentement. Lorsque des renseignements sont recueillis aux fins d’enquêter sur une éventuelle violation d’un contrat, d’empêcher ou de détecter une fraude, ou à des fins d’application de la loi, l’obtention du consentement pourrait nuire à l’objectif de la collecte des renseignements. Dans certains cas, l’obtention du consentement peut être impossible ou inopportune si vous êtes mineur, gravement malade ou souffrant d’une incapacité.
Collecte des données
Les renseignements personnels sont définis comme étant des renseignements concernant une personne qui permettent de l’identifier, tels que des renseignements relatifs à la situation financière, au mode de vie ou à la santé. Les renseignements personnels doivent être protégés sans égard à la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
La collecte de renseignements à votre sujet est nécessaire afin de vous offrir des services de grande qualité. La nature et la sensibilité des renseignements que nous recueillons à votre sujet varient selon les services que nous vous fournissons et des exigences légales auxquelles nous devons nous conformer (comme votre numéro d’assurance sociale, si le produit choisi génère un revenu de placement). Les fins auxquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci.
En général, lorsque vous accédez à nos Services, les visitez ou les utilisez, nous pouvons recueillir les données suivantes :
Un cookie est un très petit document texte contenant souvent un identifiant unique et anonyme. Lorsque vous visitez notre Site Web, nous pouvons recueillir des renseignements techniques au moyen de dispositifs électroniques comme des témoins. Ces renseignements peuvent comprendre des données sur vos visites, comme l’adresse IP de l’ordinateur, le type de navigateur, le système d’exploitation et la résolution de l’écran utilisés, l’endroit où vous vous trouvez, les réglages de langue de votre navigateur, le site à partir duquel vous avez visité notre Site Web, les mots-clés cherchés (si vous y accédez à partir d’un moteur de recherche), le nombre d’accès aux pages, les renseignements entrés ou les publicités vues. Nous utilisons ces données pour mesurer et améliorer l’efficacité de notre Site Web ou rehausser l’expérience des utilisateurs de notre Site Web. De plus, nous pouvons recueillir et utiliser le type de renseignements suivants lorsqu’une personne visite notre Site Web ou communique avec nous à partir des Sites Web :
Google Analytics
Nous utilisons l’outil Google Analytics pour obtenir des renseignements sur les activités des utilisateurs de notre Site Web dont, notamment, le nombre d’accès aux pages, les sources et le temps passé sur notre Site Web. Ces renseignements sont dépersonnalisés et affichés sous une forme numérique; ils ne permettent donc pas d’identifier les utilisateurs. Il est possible pour les utilisateurs de se soustraire à l’outil Google Analytics en visitant l’adresse Google Analytics opt-out page.
Google AdWords
Nous utilisons le service publicitaire Google AdWords Remarketing pour annoncer Equisoft sur Internet en général et, sur les sites Web de tiers (dont Google), auprès des internautes ayant déjà visité nos sites Web. Ce service affiche des publicités à l’intention des visiteurs de notre Site Web en fonction des parties de notre Site Web qu’ils ont visitées, en installant un témoin sur leur navigateur Web. Le témoin ne permet pas de déterminer l’identité de l’utilisateur du site Web ni d’avoir accès à son ordinateur ou à son appareil mobile. Le témoin ne sert qu’à indiquer à d’autres sites Web qu’un internaute a visité une certaine page de notre Site Web, afin que des publicités liées au contenu de cette page soient affichées. Il est possible pour les utilisateurs de ne pas participer au service Google AdWords Remarketing; ils doivent à cette fin visiter le site Google’s Ads Preferences Manager.
Pour obtenir davantage de renseignements au sujet des témoins, veuillez vous reporter à la Politique en matière de témoins.
Politiques en matière de protection des renseignements personnels de tiers
La présente Politique ne s’applique qu’à l’utilisation et au partage de renseignements par Equisoft. D’autres sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder par l’entremise de notre Site Web sont régis par leurs propres politiques en matière de protection des renseignements personnels et pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de communication d’information. Nous vous encourageons à vous familiariser avec les politiques en matière de protection des renseignements personnels de tiers avant de leur communiquer des renseignements ou d’accepter une offre ou une promotion.
Equisoft s’engage à ne pas recueillir ou utiliser des renseignements personnels à quelque autre fin sans obtenir le consentement des personnes concernées, à moins que la loi ne l’y oblige ou ne le permette.
Utilisation des renseignements personnels
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels et d’autres renseignements notamment aux fins suivantes :
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels et d’autres renseignements à des fins pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement, ainsi qu’à d’autres fins pouvant être exigées ou permises par les lois applicables.
Partage de renseignements personnels
Equisoft peut mettre les renseignements personnels qu’elle recueille ou traite ou auxquels elle a accès à la disposition de tiers ou de fournisseurs de services afin que ceux-ci l’aident à donner effet aux fins pour lesquelles elle a recueilli ces renseignements ou aux fins décrites dans la présente Politique. Equisoft s’engage à ne pas vendre ou louer des renseignements personnels à des tiers, ni échanger des renseignements personnels avec des tiers. Toutefois, nous pouvons partager des renseignements personnels lorsque nous y sommes autorisés ou lorsque la loi l’exige, ou aux termes de ce qui suit :
Nous pouvons engager des fournisseurs de services pour qu’ils procurent des services pour notre compte. Equisoft peut ainsi, par exemple, retenir les services d’une personne physique ou morale pour qu’elle effectue un travail en son nom. Elle ne lui communique à cette fin que les renseignements nécessaires à la prestation des services. Il leur est interdit d’utiliser les renseignements à d’autres fins que la prestation des services pour lesquels ils ont été retenus. Ces fournisseurs de services n’ont pas le droit de communiquer ces renseignements à d’autres. Equisoft prend des mesures pour protéger les renseignements personnels ainsi communiqués à des tiers en concluant avec eux un accord de confidentialité exigeant qu’ils prennent également des mesures aux fins de la confidentialité, de la sécurité et de la protection des renseignements qui soient au moins équivalentes à celles que prend Equisoft.
Veuillez trouver ci-dessous une liste de nos fournisseurs de services tiers qui pourraient traiter vos renseignements personnels :
Equisoft peut divulguer des renseignements personnels lorsqu’elle est tenue de le faire en vertu de la loi, d’un règlement, de l’ordonnance d’un tribunal, d’une citation à comparaître, d’une mise en demeure valable ou d’un mandat de perquisition ou en raison d’une demande au titre d’une enquête d’autorités publiques ou de toute autre demande conforme à la loi. Nous pouvons également communiquer des renseignements à nos comptables, auditeurs, mandataires et avocats afin de faire valoir ou de protéger nos droits prévus par la loi. De plus, nous pouvons divulguer certains renseignements personnels lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire pour protéger nos droits, notre sécurité ou nos biens ou ceux d’autrui, dans les cas que prévoit ou qu’autorise la loi.
Nous pouvons divulguer des renseignements personnels à un tiers dans le cadre d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession ou de toute autre aliénation de la totalité ou d’une partie de nos activités, marques, membres du même groupe, filiales ou autres actifs. Toutefois, si une telle opération est conclue, les renseignements personnels continueront de bénéficier de la protection prévue par les lois en matière de protection des renseignements personnels applicables. Si une telle opération n’est pas conclue, nous exigerons de l’autre partie qu’elle s’abstienne d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels de quelque manière que ce soit et qu’elle les détruise complètement.
Stockage des renseignements personnels et transferts transfrontaliers
Vos renseignements personnels peuvent être stockés dans tout pays où nous avons des installations ou dans lequel nous engageons des fournisseurs de services tiers. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être transférés dans des pays autres que votre pays de résidence, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles de votre pays. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur de votre pays de résidence, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent et peuvent être mis à la disposition des autorités gouvernementales aux termes d’ordonnances légales et des lois qui y sont applicables.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels et, s’il y a lieu, nous respecterons les exigences du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») en offrant une protection adéquate en matière de transfert des renseignements personnels entre l’UE ou l’EEE et le pays tiers.
Sécurité des renseignements personnels
Nous employons des mesures de sécurité raisonnables et conformes aux lois sur la protection des données applicables pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé. Equisoft a mis en œuvre des mesures de sécurité comprenant des contrôles administratifs, techniques et physiques conçus pour protéger les renseignements personnels.
Malgré les mesures susmentionnées, aucun mode de transmission ou de stockage des renseignements n’est sécuritaire à 100 % ni exempt d’erreurs; nous ne pouvons donc malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que vos interactions avec nous ne sont plus sécuritaires (par exemple, si vous jugez que la sécurité de tout renseignement que vous nous avez fourni a été compromise), veuillez communiquer avec nous immédiatement aux coordonnées présentées à la section « Personne-ressource » ci-après.
Conservation des renseignements personnels
Nous ne conservons les renseignements personnels que nous recueillons ou traitons ou auxquels nous avons accès que tant qu’il est nécessaire de les conserver aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis ou pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement, sauf exigence contraire de la loi. Nous détruisons, effaçons ou anonymisons les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin aux fins décrites ci-dessus. Equisoft s’assure que les renseignements personnels sont détruits d’une manière qui empêche l’accès non autorisé à ceux-ci.
Retrait du consentement à recevoir des communications
Si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels de commercialisation de notre part, vous pouvez retirer votre consentement à recevoir de tels courriels en cliquant sur le lien de « désabonnement », dans le bas des courriels que vous recevez de notre part, ou, si vous avez créé un compte en ligne lorsque vous vous êtes inscrit à notre liste d’envoi, vous pouvez vous connecter à votre compte et apporter les changements à vos préférences de communication. Vous pouvez également retirer votre consentement à cet égard en communiquant directement avec nous aux coordonnées présentées à la section « Personne-ressource » ci-après.
Nous nous efforcerons de répondre rapidement à votre demande de retrait; veuillez toutefois prévoir un délai raisonnable pour le traitement de votre demande. Veuillez noter que malgré le retrait de votre consentement à recevoir des courriels de commercialisation, nous pourrions tout de même devoir vous envoyer des communications au sujet de votre utilisation de nos produits ou services, ou pour d’autres raisons.
Droits relatifs à vos renseignements personnels
Nous tenterons de nous assurer que vos renseignements personnels sont aussi exacts, complets et actuels que raisonnablement nécessaire. Nous ne mettrons pas à jour de façon régulière vos renseignements personnels, à moins qu’il ne soit nécessaire de le faire. Il vous revient donc de nous fournir des mises à jour de vos renseignements personnels de temps à autre, s’il y a lieu.
Vous pouvez présenter une demande écrite en vue de consulter ou de corriger des renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués, et nous vous fournirons ces renseignements personnels dans la mesure où la loi l’exige. Vous pouvez également contester l’exactitude ou l’exhaustivité de vos renseignements personnels figurant dans nos dossiers. Si vous réussissez à démontrer que les renseignements personnels qui vous concernent et que nous conservons sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons en conséquence.
Selon le cas, vous pourriez avoir d’autres droits en vertu du RGPD, notamment : (i) le droit de retirer votre consentement au traitement lorsque celui-ci est fondé sur le consentement; (ii) le droit de vous opposer au traitement illicite de données, sous certaines conditions; (iii) le droit à l’effacement de vos renseignements personnels, sous certaines conditions; (iv) le droit de demander que nous limitions le traitement des renseignements personnels, sous certaines conditions, si vous croyez que nous avons outrepassé le fondement légitime du traitement, que le traitement n’est plus nécessaire, ou que vos renseignements personnels sont inexacts; (v) le droit à la portabilité des renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sous certaines conditions; (vi) le droit de vous opposer aux décisions prises de façon automatisée dont vous subissez les conséquences juridiques ou d’une autre nature, sous certaines conditions. Pour en savoir plus sur les droits que vous confère le RGPD, consultez la page sur la protection des données de la Commission européenne à l’adresse suivante : https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/reform/rights-citizens_fr;
Ces renseignements vous seront fournis dans un délai raisonnable à compter de la date à laquelle nous recevons votre demande écrite, mais au plus tard un mois suivant la réception de celle-ci, étant précisé que cette période peut être prolongée de deux mois lorsque nécessaire, en tenant compte de la complexité et du nombre de demandes. Nous pouvons vous facturer des frais raisonnables pour procéder au traitement de votre demande.
Dans certains cas, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés, notamment si la demande est manifestement infondée ou excessive, s’il est extrêmement coûteux de fournir les renseignements demandés, si les renseignements contiennent des références à d’autres personnes, si les renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale, si les renseignements ont été obtenus dans le cadre d’une enquête sur une éventuelle violation de contrat ou pour prévenir ou détecter une fraude, et si des renseignements sont assujettis au secret professionnel ou judiciaire.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès des autorités de protection des données.
Nous pouvons vous demander de vous identifier de manière satisfaisante pour répondre à votre demande de consulter ou de corriger vos renseignements personnels. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin.
Personne-ressource
Toute question ou plainte concernant la présente Politique ou le traitement par Equisoft des renseignements personnels peut être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : vieprivee@equisoft.com.
Mise à jour de la Politique en matière de protection des renseignements personnels
Equisoft passe en revue ses politiques et ses procédures et les met à jour au besoin pour tenir compte de l’évolution de la réglementation, de la technologie et des normes, ainsi que des préoccupations de ses clients. Il est donc possible que la présente Politique change de temps à autre. Nous publions tout changement sur notre Site Web et, dans le cas d’un changement déterminant, nous diffusons un avis de changement important.
Cette politique a été révisée pour la dernière fois par notre responsable de la sécurité informatique et notre directeur des opérations le 1er avril 2024.
[Veuillez noter que les versions en français, en anglais et en espagnol de notre Politique ont valeur égale.]